Pago de incapacidades: todo lo que debes saber sobre la nueva normativa

*Artículo: Sandra Nova, directora área Seguridad Social, Barrera Palacio Abogados.

En Colombia es ley que se pague el 66.67% del salario para cubrir la incapacidad general de un colaborador hasta el día 90 y posterior a esto y hasta el día 180 el 50% del salario, valor que debe reembolsar a la compañía la EPS , dependiendo del caso. Sin embargo, se han registrado casos en que las compañías tienen que correr con estos gastos.

Cada vez son más las compañías que reciben respuestas negativas de las entidades adaptadas o administradoras, o fondos de pensiones, en la gestión de reconocimiento de la prestación de los servicios, por tanto, se quedan sin recibir el pago de las incapacidades. Algunos de los argumentos que reciben son: sin transcripción o validación en los tiempos establecidos por la EPS, incapacidades mayores a 540 días en estudio, pago extemporáneo de aportes, entre otras, lo cual afecta la prestación de los servicios a los afiliados e impacta en las finanzas de estas compañías.

Esta problemática, que es uno de los factores que tiene en crisis al sistema de salud, puede darse por la poca claridad en los procesos, la falta de recursos de las administradoras o el desvió de los mismos.

Por esta razón, para garantizar el acceso a este derecho fundamental y contrarrestar las situaciones expuestas que afectan los intereses económicos de los afiliados al sistema de salud, el Ministerio de Salud emitió el pasado 29 de julio el Decreto 1457 de 2022, para reglamentar el reconocimiento de prestaciones económicas del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Esta norma:

• Presenta claridad en los conceptos
• Incluye los requisitos que deben tener tanto las incapacidades como las licencias al momento de la emisión por el médico u odontólogo.
• Estipula de forma rigurosa las condiciones que deben cumplir los afiliados para su reconocimiento.
• Describe las bases de liquidación de cada una de ellas
• Amplía las situaciones de abuso del derecho aplicables a los usuarios. Así mismo, establece que a futuro se definirá un sistema de información de incapacidades y licencias a través de un portal web, el cual será desarrollado por fases.

Sin embargo, encontramos para el aportante unos procedimientos y términos que, si bien era necesario establecer, generan inquietudes al momento de realizar el proceso de cobro ante las EPS o entidad adaptada, es por esto que queremos compartir algunas claridades al respecto:

En primer lugar, es necesario aclarar que, cuando el trabajador presenta una incapacidad expedida por un médico no adscrito a la red prestadora de servicios de la EPS a la cual se encuentra afiliado el usuario deberá realizar el proceso de Validación. Para ello la norma establece que se debe radicar dentro de los quince días siguientes a su expedición y adjuntar: i) la epicrisis, si se trata de internación, o ii) el resumen de la atención, cuando corresponde a servicios de consulta externa. Si se cumple con el requisito, la EPS deberá dar respuesta en ocho días hábiles o someter a evaluación médica. No obstante, si la entidad no se pronuncia en el plazo establecido tendrá la obligación de reconocer y liquidar la incapacidad dentro de los quince días hábiles siguientes a la presentación del certificado y pagarla dentro de los cinco días siguientes.

Surge acá el primer interrogante, el artículo 28 de la Ley 1438 de 2011 establece el derecho que tienen los empleadores para el reembolso del valor de las prestaciones económicas prescribe en el término de tres años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago correspondiente al trabajador. Sin embargo, el Decreto 1427 presenta un plazo de quince días siguientes a la expedición de la incapacidad emitida por una entidad no adscrita a la EPS, para su validación.  ¿Es decir, si no se cumple con la validación, se perdería el derecho al reembolso?

Para dar respuesta a este cuestionamiento, es preciso aclarar que la validación es un proceso diferente al del reembolso. El primero se realiza para que la EPS acepte la incapacidad emitida por un médico o entidad no adscrita a su red. El segundo, es el trámite que se realiza cuando se solicita el reconocimiento y pago de la prestación ya validada por la EPS o entidad adaptada y que está a cargo del empleador.
 
Por tanto, el empleador no perdería el derecho al reembolso de las incapacidades no emitidas por un médico tratante adscrito a la EPS; sin embargo, su proceso de recobro, al no cumplir con la validación, se vería gravemente afectado, ya que tendría que recurrir a figuras jurídicas para lograr el pago de la prestación económica.

Por otra parte, el Decreto 1427 estipula que la base de liquidación de las prestaciones económicas, licencias de maternidad y paternidad e incapacidades será el ingreso base de cotización (IBC) y no el salario como bien lo establecen los artículos 227, 228 y 236 del Código Sustantivo del Trabajo.

Como bien es conocido el IBC está compuesto no solo por el salario, sino por el exceso de la verificación del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 y las normas especiales que se aplican en el reporte de novedades por aportes. Por tanto, a menos que el trabajador no presente ninguna novedad, tanto en su remuneración por conceptos salariales y no salariales como en ausentismos, difícilmente el IBC será igual al salario.

De este análisis se desprende el segundo interrogante, ¿cómo debe pagar la prestación económica el empleador?

El empleador tendría la obligación de reconocer al trabajador las prestaciones económicas conforme lo establece el Código Sustantivo del Trabajo, es decir, sobre el salario, aplicando las normas establecidas para cada prestación. No obstante, en la práctica hoy por hoy se traslada el valor que reconoce la EPS, el cual es calculado sobre el IBC, pues desde la expedición de la Ley 100 de 1993 se subrogó el pago de la prestación a la entidad promotora de salud.
 
Desde BDO en Colombia, junto con nuestro aliado Barrera Palacio, te invitamos a revisar los reglamentos y políticas para el reporte de ausentismos por incapacidad y ajustarlos a los cambios normativos que apliquen, así mismo, es recomendable socializarlo con los trabajadores y así controlar el aumento de los montos por cobrar por este concepto. También es importante validar los parámetros de liquidación de aportes para evitar un impacto financiero, no solo en el reconocimiento de las prestaciones económicas sino en los procesos de fiscalización que realiza la UGPP.

Recuerda que este proceso ya no debe ser un dolor de cabeza para tu compañía, Barrera Palacio y BDO en Colombia te brindarán asesoría especializada, presentándote las alternativas que tendría la empresa, para recuperar efectivamente el monto de las cuentas por cobrar.