Dentro de una organización es importante contar con un área que se pueda encargar del direccionamiento de los proyectos internos con el fin de capturar los beneficios esperados, potenciar el core de negocio y mejorar el desempeño de la organización en el mercado.
Es por esto que Andrés Coral, senior manager de Consulting de BDO Interaméricas, explica de manera detallada la forma correcta de crear y desarrollar una oficina de proyectos dentro de una organización teniendo como base algunas características que se pueden ajustar para cada industria y/o modelo de negocio.
Beneficios de una oficina de proyectos
Uno de los grandes beneficios de contar con una oficina de proyectos en una organización es la trazabilidad, la eficiencia y el cumplimiento de los proyectos. Esto hace referencia a tener menores costos financieramente hablando, a lograr una mayor rentabilidad y una menor rotación de los equipos de trabajo. El equipo especializado de una oficina de proyectos contribuye a que los procesos y proyectos internos puedan cumplirse en los tiempos establecidos, capturando el valor y beneficiando a la organización.
Otro aspecto importante, es el fortalecimiento de la comunicación permitiendo que los objetivos y responsabilidades estén organizados y soportados por un acompañamiento permanente y profesional.
Finalmente, un beneficio fundamental de la oficina de proyectos es la curva de aprendizaje y el desarrollo de los proyectos en el cuál, los miembros del equipo comparten buenas prácticas y tecnologías implementadas con la intención de mejorar el desempeño de sus indicadores.
¿Cómo estructurar una oficina de proyectos en una organización?
Teniendo en cuenta que cada organización tiene unas funciones y responsabilidades diferentes, desde BDO Interaméricas recomendamos tres fases para la creación de una oficina de proyectos que se pueda adaptar a las necesidades de cada compañía.
La primera fase es la de definición y planeación, en esta etapa el objetivo es estructurar las bases para garantizar que el seguimiento se realice de manera adecuada y dentro de los tiempos establecidos. Aquí se define de forma correcta el alcance, las líneas base de los cronogramas y los presupuestos establecidos y a su vez, el gerente de proyectos toma un rol de gran relevancia ya que puede proponer buenas prácticas y procedimientos alineados a la cultura organizacional y a los objetivos de la compañía.
Ya en la segunda etapa iniciamos con el monitoreo y control. En este punto el gerente de proyectos se vuelve un gestor trasversal en la organización asegurando que cada pieza, actividad y entregable se ejecuten dentro de los tiempos establecidos. Desde la experiencia de BDO Interaméricas recomendamos monitorear seis frentes de trabajo: avance del cronograma, los riesgos potenciales y materializados, la ejecución financiera del proyecto, la movilización y rotación de los equipos, el monitoreo del alcance y la verificación de la calidad. De acuerdo con las necesidades y contextos de cada proyecto se le puede dar mayor relevancia a alguno de estos frentes.
La última etapa es cuando el proyecto se acerca a su cierre ya que en este momento la oficina de proyectos se convierte en un acompañante de esta transición dado que facilitará la entrega de los compromisos, el desacople de los equipos y el cierre formal del proyecto. Es clave que durante este proceso se pueda verificar que se cumplieron los objetivos planteados desde el inicio y que cada miembro del equipo vaya cerrando sus funciones. Se sugiere en este punto que se documenten las lecciones aprendidas a lo largo de proyecto con el fin de tener recomendaciones para mejorar la ejecución de proyectos futuros.
¿Qué tan recomendables es tercerizar la oficina de proyectos de una organización?
Esto depende en su gran medida de la madurez y la escala de cada organización. Existen algunas compañías que no cuentan con la experiencia en el desarrollo de proyectos y por tanto los retos en la comunicación, la interacción con otras áreas o la envergadura de los proyectos sobrepasa la capacidad de los recursos actuales, y por tal razón es recomendable contar con una oficina de proyectos externa.
Esta opción es positiva en muchas oportunidades porque aporta una aceleración en el cumplimiento de los objetivos gracias a la experiencia y las buenas prácticas favoreciendo la imparcialidad y la transparencia en organizaciones que no tienen procesos internos sólidos. También es beneficioso para la productividad de los procesos ya que, al tener una oficina de proyectos tercerizada, los recursos e insumos se enfocan 100% en el desarrollo de los proyectos facilitando a los equipos de la organización mantener su foco en las responsabilidades diarias del negocio.
Llevar a tu organización a otro nivel es posible teniendo como aliado estratégico a BDO Interaméricas quienes a través su amplia experiencia y conocimiento en diversas industrias, podrán ayudarte a fortalecer tu compañía.
Andrés Coral Satizabal - Management Consulting And Strategy Senior Manager Advisory / Consulting
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