Tanto en los negocios como en la vida, la primera impresión es muy importante; por esto, las áreas de marketing, comunicaciones y relaciones públicas tienen un rol cada vez más estratégico en las estructuras organizacionales. Son los responsables de visibilizar la información relevante de las empresas a sus stakeholders y de generar un impacto directo en las negociaciones que desarrollan.
Entre muchas herramientas de las que se valen para este ejercicio sobresalen los brochures o las presentaciones corporativas, este material es, en muchas ocasiones, el primer contacto con un cliente potencial y esa impresión inicial es fundamental, pues puede abrir la puerta para una futura negociación o puede sesgar la opinión de las audiencias. Y aunque parezca un tema trivial para muchos, no lo es, o solo preguntémonos: ¿cuántas veces hemos rechazado o elegido una propuesta por ser atractiva o interesante a la vista?
Desde la Dirección de Desarrollo de Negocios y Mercadeo de BDO en Colombia compartimos algunas recomendaciones que garantizan una mejor acogida a las propuestas corporativas:
- Objetivos claros, resultados efectivos
Cualquier acción que se desarrolle dentro del proceso comercial debe tener un objetivo y ésta es la base que nos permite definir la herramienta más idónea para alcanzarlo. Un objetivo puede ser dar a conocer la oferta de valor de una empresa, el cual es muy distinto a presentar una propuesta económica. En algunos casos una presentación puede que no sea el recurso más adecuado, se podría contemplar como una alternativa un video, un taller, una conversación o un evento. A veces también es probable que el programa en el cual se desarrolla nuestro recurso tampoco sea el más propicio. Actualmente, además del conocido Power Point, existen plataformas o aplicaciones especializadas en la elaboración de presentaciones con diferentes opciones de diseño, que permiten acoplarse acorde con los objetivos trazados, para mencionar algunas tenemos Canva, Crello, Genially o Desygner.
- Ser y parecer:
Las herramientas comerciales, incluidas las presentaciones, deben estar alineadas con la esencia de la empresa y con la identidad corporativa al mostrar la personalidad de la marca. Es clave que al desarrollar dichos recursos se tengan en cuenta los valores y el mensaje que quiere transmitir la compañía, buscando coherencia entre ambos factores.
En el mundo empresarial se ven casos de organizaciones que en su oferta de valor contemplan aspectos como la innovación o la tecnología, sin embargo, al momento de presentar sus servicios lo hacen de una forma tradicional y, en ocasiones, obsoleta, sin ser congruentes entre lo que son y lo que quieren comunicar. Otro claro ejemplo es cuando se crean presentaciones complejas, largas o con mucho contenido, lo que puede ir en contravía de un mensaje de servicios ágiles, dinámicos o creativos.
- La calidad del contenido es siempre una prioridad:
Se debe trabajar primero sobre el mensaje y los contenidos que se quieren transmitir para luego darle una estructura apropiada. Es muy difícil desarrollar una buena herramienta sin hacer visible la oferta de valor de una manera clara, o sin determinar los servicios que se quieren prestar, por eso la definición de estos productos es la consecuencia de un trabajo estratégico comercial y no el punto de partida.
- Una presentación para cada ocasión:
No es lo mismo preparar una presentación pensando en enviarla por correo electrónico, a crearla para un evento o una reunión presencial, por esta razón se recomienda evitar las plantillas estáticas o genéricas, esas que se emplean para toda ocasión y para todos los clientes. Los equipos comerciales deben analizar previamente las circunstancias en las que se utilizará la herramienta y así definir qué aspectos o información debe tenerse en cuenta en su desarrollo. Si no es posible contar con una presentación para cada momento se recomienda tener plantillas dinámicas fáciles de adaptar a las necesidades.
- A veces, menos es más:
Dependiendo de los objetivos, el momento y las circunstancias, se debe validar qué tanto contenido se debe presentar, ya que en muchas ocasiones el tiempo para socializar es limitado y las empresas se equivocan al querer compartir demasiada información en un momento inoportuno. Recursos como las infografías, imágenes, gráficos o íconos son un buen apoyo para entregar un mensaje de manera más sencilla y visualmente más comprensible. Se sugiere tener varias herramientas comerciales para utilizar en el escenario adecuado, así se logrará un resultado más eficiente.
En conclusión, la prioridad que se le dé a este campo puede impactar directamente en los resultados comerciales de las organizaciones y debe estar acompañado de una planeación estratégica comercial, un portafolio de productos y servicios, una buena segmentación de los clientes, la formación de equipos comerciales, entre otros factores que permiten que las empresas entreguen el mensaje de la manera más asertiva para alcanzar sus objetivos.